Asiakirjajulkisuuskuvaus ja tietopyynnöt
Asiakirjajulkisuuskuvaus on yleiskuvaus Lempäälän kunnan asiarekisteristä ja palvelujen tuottamisessa kertyvistä tiedoista sekä niiden käsittelystä. Se auttaa kuntalaisia ja muita asianosaisia yksilöimään tietopyyntönsä kunnalle. Lempäälän kunta on tiedonhallintalaissa (906/2019) tarkoitettu tiedonhallintayksikkö, jonka on ylläpidettävä asiakirjajulkisuuskuvausta.
Asiarekisteri
Lempäälän kunnan asiarekisteri sisältää tiedot kunnan käsittelyssä olevista ja olleista asioista, niiden käsittelyvaiheista sekä asiakirjoista. Asiarekisteriin kuuluvat asioiden vireilletuloon, valmisteluun, päätöksentekoon, tiedoksiantoon, muutoksenhakuun, julkaisemiseen sekä toimielintyöskentelyyn liittyvät tiedot. Asiarekisteriin kuuluvia tietoja on asianhallintajärjestelmässä, operatiivisissa tietojärjestelmissä sekä paperiaineistona.
Tietopyynnöt
Jokaisella on viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) perusteella oikeus saada tieto Lempäälän kunnan julkisesta asiakirjasta.
Ilmoita tietopyynnössäsi mahdollisimman tarkasti, mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntösi koskee. Jos tietopyyntösi koskee julkista asiakirjaa tai tietoa, sinun ei tarvitse perustella pyyntöäsi eikä kertoa, mihin tietoa käytetään. Jos tietopyyntösi koskee salassa pidettävää asiakirjaa tai asiakirjoja, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, sinun on ilmoitettava tietojen käyttötarkoitus ja pystyttävä todentamaan henkilöllisyytesi.
Annamme tiedon julkisesta asiakirjasta mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos tiedon antaminen vaatii tavallista suuremman työmäärän, tieto annetaan tai asia ratkaistaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Ilmoitamme tästä pyytäjälle erikseen.
Lähetä tietopyyntö Lempäälän kunnan kirjaamoon sähköpostitse osoitteeseen kunta@lempaala.fi tai kirjeitse osoitteeseen
Lempäälän kunta
Kirjaamo ja arkisto
PL 36
37501 Lempäälä
Luovutamme tiedot niiden tyypistä riippuen sähköpostitse tai kirjeitse. Asiakirjoihin voi myös tutustua paikan päällä. Paperitulosteista voidaan periä maksu.
Tietovarannot
Tietovarannolla tarkoitetaan Lempäälän kunnan toiminnassa tiettyä tarkoitusta varten muodostettua tietoaineistoja sisältävää kokonaisuutta. Tietovarantojen tietoja on sekä digitaalisessa muodossa eri tietojärjestelmissä että paperilla. Tietovarannoista on annettu seuraavat tiedot:
- yleiskuvaus tietovarannon sisältämistä tietoaineistoista
- tietojärjestelmät, jotka sisältävät tietovarannon tietoaineistoja
- hakutekijät, joilla tietovarannosta voidaan etsiä tietoja
- tietovarannosta vastaava viranomainen
Tietoaineistot eivät ole saatavilla avoimesti teknisen rajapinnan kautta.
Lempäälän kunnan tietovarannot
Tietovarantoon sisältyy Lempäälän kunnan johtamiseen ja päätöksentekoon sekä lakisääteisten tehtävien hoitamiseen liittyvä asiankäsittely. Tietovaranto sisältää myös kunnan kehittämistoimintaan, elinkeinopalveluihin, omistajaohjaukseen, sisäiseen valvontaan, riskienhallintaan, arkistotoimen järjestämiseen, viestintään, luottamushenkilötoimintaan sekä vaaliviranomaisena toimimiseen liittyvät tiedot. Tietovaranto sisältää sekä julkisia että salassa pidettäviä tietoja.
Tietojärjestelmät
Asianhallintajärjestelmä Dynasty, hankinta- ja sopimushallintajärjestelmä Cloudia
Hakutekijät
Nimi, henkilötunnus, asian aihe, tunnus (diaari/sopimusnumero), vireilletulo- tai päätöspäivämäärä
Vastaava viranomainen
Lempäälän kunta, kunnanhallitus, keskusvaalilautakunta
Tietovarantoon sisältyvät Lempäälän kunnan kirjanpidon, osto- ja myyntilaskujen sekä maksuliikenteen hoitamiseen liittyvät tiedot. Tietovaranto sisältää sekä julkisia että salassa pidettäviä tietoja.
Tietojärjestelmät
Taloushallinnon kirjanpito-, laskutus- ja arkistointijärjestelmät (mm. Kuntax, Rondo, Basware, Targetor, Therefore)
Hakutekijät
Nimi, henkilötunnus/y-tunnus, laskun aihe, tunnus (esim. asiakasnumero, sopimusnumero), päivämäärä
Vastaava viranomainen
Lempäälän kunta, kunnanhallitus, tarkastuslautakunta
Tietovaranto sisältää Lempäälän kunnan nykyisten ja entisten työntekijöiden, luottamushenkilöiden, sijaisten, työharjoittelijoiden, siviilipalvelusta suorittavien ja opiskelijoiden kunnassa työskentelyyn liittyvät tiedot esim. työhakemusten käsittelyä, palkanmaksua ja työajan seurantaa varten. Tietovaranto sisältää sekä julkisia että salassa pidettäviä tietoja.
Tietojärjestelmät
HR-järjestelmät (mm. Kuntarekry, Populus, Titania)
Hakutekijät
Nimi, henkilötunnus
Vastaava viranomainen
Lempäälän kunta, kunnanhallitus
Tietovaranto sisältää perusopetuksen ja koulutuksen järjestämiseen tarvittavat tiedot.
Tietovaranto sisältää sekä julkisia että salassa pidettäviä tietoja.
Tietojärjestelmät
Kouluhallinnon järjestelmä Visma inSchool Primus (Wilma, Kurre, Primus)
Hakutekijät
Nimi, henkilötunnus, koulu
Vastaava viranomainen
Lempäälän kunta, sivistyslautakunta
Tietovaranto sisältää oppilas- ja opiskelijahuollon järjestämisessä tarvittavat tiedot. Tiedot ovat salassa pidettäviä.
Tietojärjestelmät
Kouluhallinnon järjestelmä Visma inSchool Primus (Wilma, Kurre, Primus), koulukuraattorien ja psykologien oppilashallintajärjestelmä Aura
Hakutekijät
Nimi, henkilötunnus
Vastaava viranomainen
Lempäälän kunta, sivistyslautakunta, hyvinvointilautakunta
Tietovaranto sisältää varhaiskasvatuksen järjestämiseen tarvittavat tiedot. Tietovaranto sisältää sekä julkisia että salassa pidettäviä tietoja.
Tietojärjestelmät
Päivähoidon asiakastietojärjestelmä Effica LPH ja kulunseurantajärjestelmä Päikky
Hakutekijät
Nimi, henkilötunnus, päiväkoti/varhaiskasvatusyksikkö
Vastaava viranomainen
Lempäälän kunta, sivistyslautakunta
Tietovaranto sisältää tiedot kirjastopalvelujen asiakkaista, kokoelmista ja toiminnasta, kunnan järjestämien liikunta-, kulttuuri- ja muiden yhteisöpalvelujen asiakastiedot sekä tietoja kunnan liikunta-, kulttuuri- ja virkistyskohteista. Lisäksi tietovaranto sisältää tiedot Lempäälän kunnan taidekokoelmista. Tietovaranto sisältää sekä julkisia että salassa pidettäviä tietoja.
Tietojärjestelmät
Kirjastotietojärjestelmät Arena ja Aurora, ilmoittautumis- ja tilavarausjärjestelmät Web-Hellewi ja Web-Timmi, taidekokoelman hallinnointijärjestelmä Artest
Hakutekijät
Nimi, henkilötunnus, liikunta-, kulttuuri- tai virkistyskohde, taideteoksen tiedot
Vastaava viranomainen
Lempäälän kunta, sivistyslautakunta
Tietovaranto sisältää kiinteistöjen rakennuttamiseen, ylläpitoon ja vuokraamiseen liittyvät tiedot sekä asumislainsäädännössä kunnalle annettujen tehtävien järjestämiseen liittyvät tiedot. Tietovaranto sisältää sekä julkisia että salassa pidettäviä tietoja.
Tietojärjestelmät
Kiinteistöhallinnon järjestelmät (mm. Haahtela)
Hakutekijät
Nimi, henkilötunnus, kiinteistötunnus, kiinteistön nimi
Vastaava viranomainen
Lempäälän kunta, yhdyskuntalautakunta
Tietovaranto sisältää rakennus- ja ympäristövalvontaan liittyvät tiedot sekä kaavoitukseen ja maankäyttöön liittyvät tiedot. Tietovarannon tiedot ovat pääosin julkisia.
Tietojärjestelmät
Rakennusvalvonnan järjestelmät (mm. Lupapiste)
Hakutekijät
Nimi, henkilötunnus, tunnus (diaari/lupanumero), kiinteistötunnus, kiinteistön nimi
Vastaava viranomainen
Lempäälän kunta, yhdyskuntalautakunta, viranomaislautakunta