Tietopyynnöt ja asiakirjajulkisuuskuvaus
Lempäälän kunta noudattaa toiminnassaan julkisuusperiaatetta, jonka mukaan viranomaisen asiakirjat ovat lähtökohtaisesti julkisia ja jokaisella on halutessaan oikeus saada niistä tietoa. Kuitenkin, jos pyydät henkilötietoja, salassa pidettäviä tietoja tai harkinnanvaraisesti annettavia tietoja, ne voidaan antaa sinulle vain tietyillä edellytyksillä.
Julkisuuslain mukaiset tietopyynnöt
Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) perusteella sinulla on oikeus saada tieto Lempäälän kunnan viranomaisessa käsitellystä julkisesta asiakirjasta. Sinulla on myös oikeus saada tieto itseäsi koskevasta asiakirjasta. Voit saada tietoa myös muusta kuin julkisesta asiakirjasta, jos viranomaisen käsittelemä asia koskee jollakin tavalla oikeuttasi, etuasi tai velvollisuuttasi.
Tee tietopyyntö ensisijaisesti siihen osoitetulla verkkolomakkeella. Näin nopeutat pyyntösi käsittelyä. Ilmoita tietopyynnössäsi mahdollisimman tarkasti, mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntösi koskee. Tarvittaessa autamme asiakirjan yksilöinnissä.
Tietopyyntö julkisesta asiakirjasta tai tiedosta (lomake avautuu uuteen selainvälilehteen)
- Tietopyyntösi koskee julkista asiakirjaa tai tietoa. Sinun ei tarvitse perustella pyyntöäsi eikä kertoa, mihin tietoa käytetään.
Tietopyyntö vahvalla tunnistautumisella (lomake avautuu uuteen selainvälilehteen)
- Tietopyyntösi koskee salassa pidettävää asiakirjaa tai asiakirjoja, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin (esim. henkilörekisteritietoa sisältävät asiakirjat). Tällöin sinun on ilmoitettava tietojen käyttötarkoitus ja todistettava henkilöllisyytesi. Lomakkeen täyttäminen edellyttää vahvaa sähköistä tunnistautumista Suomi.fi-palvelun kautta.
Vaihtoehtoisesti voit lähettää tietopyyntösi Lempäälän kunnan kirjaamoon myös sähköpostitse osoitteeseen kunta@lempaala.fi tai kirjeitse osoitteeseen
Lempäälän kunta
Kirjaamo ja arkisto
PL 36
37501 Lempäälä
Annamme tiedon julkisesta asiakirjasta mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos tiedon antaminen vaatii tavallista suuremman työmäärän, tieto annetaan tai asia ratkaistaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Ilmoitamme tästä pyytäjälle erikseen. Jos pyytämääsi asiakirjaa tai tietoa ei luovuteta sinulle, saat siitä hallintopäätöksen, johon voit halutessasi hakea muutosta siihen merkityltä viranomaiselta. Lempäälän kunnan hallintosäännössä on määritelty, kuka päättää viranomaisen asiakirjan antamisesta.
Luovutamme tiedot joko sähköpostitse, kirjeitse tai Suomi.fi Viestit-palvelun kautta (edellyttäen, että olet antanut siellä suostumuksesi sähköiselle asioinnille viranomaisviestinnässä). Asiakirjoihin voi myös tulla tutustumaan Lempäälä-talolle, mutta tästä on sovittava etukäteen.
Asiakirjoista annettavista tiedoista voidaan joissakin tapauksissa periä maksu, tutustu hinnastoon (Kunnanhallitus 27.11.2023 § 288).
Tietosuoja-asetuksen mukaiset henkilötietojen tarkastuspyynnöt
Tee henkilötietojen tarkastuspyyntö siihen tarkoitetulla verkkolomakkeella. Vaihtoehtoisesti voit lähettää tarkastuspyyntösi Lempäälän kunnan kirjaamoon edellä mainituilla tavoilla. Tietosuoja-asetuksen mukaisista rekisteröidyn oikeuksista (mm. tietojen tarkastusoikeus) ja niihin liittyvistä pyynnöistä löydät tietoa Tietosuoja-sivulta.
Asiakirjatilaukset rakennusvalvonnalle
Lempäälän kunnan rakennusvalvonnalle voit tehdä asiakirjatilauksen Arkistopalvelut-sivun ohjeiden mukaisesti.
Asiakirjajulkisuuskuvaus
Voit käyttää Lempäälän kunnan asiakirjajulkisuuskuvausta apuna tietopyyntösi laatimisessa. Asiakirjajulkisuuskuvaus on yleiskuvaus Lempäälän kunnan asiarekisteristä ja palvelujen tuottamisessa kertyvistä tiedoista sekä niiden käsittelystä. Lempäälän kunta on tiedonhallintalaissa (906/2019) tarkoitettu tiedonhallintayksikkö, jonka on ylläpidettävä asiakirjajulkisuuskuvausta.
Tietovarannolla tarkoitetaan Lempäälän kunnan toiminnassa tiettyä tarkoitusta varten muodostettua tietoaineistoja sisältävää kokonaisuutta. Tietovarantojen tietoja on sekä digitaalisessa muodossa eri tietojärjestelmissä että paperilla. Tietovarannoista on annettu seuraavat tiedot:
- yleiskuvaus tietovarannon sisältämistä tietoaineistoista
- tietojärjestelmät, jotka sisältävät tietovarannon tietoaineistoja
- hakutekijät, joilla tietovarannosta voidaan etsiä tietoja
- tietovarannosta vastaava viranomainen
Tietoaineistot eivät ole saatavilla avoimesti teknisen rajapinnan kautta.
Lempäälän kunnan tietovarannot
Tietovarantoon sisältyy Lempäälän kunnan johtamiseen ja päätöksentekoon sekä lakisääteisten tehtävien hoitamiseen liittyvä asiankäsittely. Tietovaranto sisältää myös kunnan kehittämistoimintaan, elinkeinopalveluihin, omistajaohjaukseen, sisäiseen valvontaan, riskienhallintaan, arkistotoimen järjestämiseen, viestintään, luottamushenkilötoimintaan sekä vaaliviranomaisena toimimiseen liittyvät tiedot. Tietovaranto sisältää sekä julkisia että salassa pidettäviä tietoja.
Tietojärjestelmät
Asianhallintajärjestelmä Dynasty, hankinta- ja sopimushallintajärjestelmä Cloudia
Hakutekijät
Nimi, henkilötunnus, asian aihe, tunnus (diaari/sopimusnumero), vireilletulo- tai päätöspäivämäärä
Vastaava viranomainen
Lempäälän kunta, kunnanhallitus, keskusvaalilautakunta
Tietovarantoon sisältyvät Lempäälän kunnan kirjanpidon, osto- ja myyntilaskujen sekä maksuliikenteen hoitamiseen liittyvät tiedot. Tietovaranto sisältää sekä julkisia että salassa pidettäviä tietoja.
Tietojärjestelmät
Taloushallinnon kirjanpito-, laskutus- ja arkistointijärjestelmät (mm. Kuntax, Rondo, Basware, Targetor, Therefore)
Hakutekijät
Nimi, henkilötunnus/y-tunnus, laskun aihe, tunnus (esim. asiakasnumero, sopimusnumero), päivämäärä
Vastaava viranomainen
Lempäälän kunta, kunnanhallitus, tarkastuslautakunta
Tietovaranto sisältää Lempäälän kunnan nykyisten ja entisten työntekijöiden, luottamushenkilöiden, sijaisten, työharjoittelijoiden, siviilipalvelusta suorittavien ja opiskelijoiden kunnassa työskentelyyn liittyvät tiedot esim. työhakemusten käsittelyä, palkanmaksua ja työajan seurantaa varten. Tietovaranto sisältää sekä julkisia että salassa pidettäviä tietoja.
Tietojärjestelmät
HR-järjestelmät (mm. Kuntarekry, Populus, Titania)
Hakutekijät
Nimi, henkilötunnus
Vastaava viranomainen
Lempäälän kunta, kunnanhallitus
Tietovaranto sisältää perusopetuksen ja koulutuksen järjestämiseen tarvittavat tiedot.
Tietovaranto sisältää sekä julkisia että salassa pidettäviä tietoja.
Tietojärjestelmät
Kouluhallinnon järjestelmä Visma inSchool Primus (Wilma, Kurre, Primus)
Hakutekijät
Nimi, henkilötunnus, koulu
Vastaava viranomainen
Lempäälän kunta, sivistyslautakunta
Tietovaranto sisältää oppilas- ja opiskelijahuollon järjestämisessä tarvittavat tiedot. Tiedot ovat salassa pidettäviä.
Tietojärjestelmät
Kouluhallinnon järjestelmä Visma inSchool Primus (Wilma, Kurre, Primus), koulukuraattorien ja psykologien oppilashallintajärjestelmä Aura
Hakutekijät
Nimi, henkilötunnus
Vastaava viranomainen
Lempäälän kunta, sivistyslautakunta, hyvinvointilautakunta
Tietovaranto sisältää varhaiskasvatuksen järjestämiseen tarvittavat tiedot. Tietovaranto sisältää sekä julkisia että salassa pidettäviä tietoja.
Tietojärjestelmät
Päivähoidon asiakastietojärjestelmä Effica LPH ja kulunseurantajärjestelmä Päikky
Hakutekijät
Nimi, henkilötunnus, päiväkoti/varhaiskasvatusyksikkö
Vastaava viranomainen
Lempäälän kunta, sivistyslautakunta
Tietovaranto sisältää tiedot kirjastopalvelujen asiakkaista, kokoelmista ja toiminnasta, kunnan järjestämien liikunta-, kulttuuri- ja muiden yhteisöpalvelujen asiakastiedot sekä tietoja kunnan liikunta-, kulttuuri- ja virkistyskohteista. Lisäksi tietovaranto sisältää tiedot Lempäälän kunnan taidekokoelmista. Tietovaranto sisältää sekä julkisia että salassa pidettäviä tietoja.
Tietojärjestelmät
Kirjastotietojärjestelmät Arena ja Aurora, ilmoittautumis- ja tilavarausjärjestelmät Web-Hellewi ja Web-Timmi, taidekokoelman hallinnointijärjestelmä Artest
Hakutekijät
Nimi, henkilötunnus, liikunta-, kulttuuri- tai virkistyskohde, taideteoksen tiedot
Vastaava viranomainen
Lempäälän kunta, sivistyslautakunta
Tietovaranto sisältää kiinteistöjen rakennuttamiseen, ylläpitoon ja vuokraamiseen liittyvät tiedot sekä asumislainsäädännössä kunnalle annettujen tehtävien järjestämiseen liittyvät tiedot. Tietovaranto sisältää sekä julkisia että salassa pidettäviä tietoja.
Tietojärjestelmät
Kiinteistöhallinnon järjestelmät (mm. Haahtela)
Hakutekijät
Nimi, henkilötunnus, kiinteistötunnus, kiinteistön nimi
Vastaava viranomainen
Lempäälän kunta, yhdyskuntalautakunta
Tietovaranto sisältää rakennus- ja ympäristövalvontaan liittyvät tiedot sekä kaavoitukseen ja maankäyttöön liittyvät tiedot. Tietovarannon tiedot ovat pääosin julkisia.
Tietojärjestelmät
Rakennusvalvonnan järjestelmät (mm. Lupapiste)
Hakutekijät
Nimi, henkilötunnus, tunnus (diaari/lupanumero), kiinteistötunnus, kiinteistön nimi
Vastaava viranomainen
Lempäälän kunta, yhdyskuntalautakunta, viranomaislautakunta